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第一份工作生存法则
2004年03月10日              来源:精品购物指南

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第一份工作生存法则

 

  由于有多年的管理和监督职位上的工作经历,Andrea Sutcliffe 在指导那些刚毕业而第一次踏上工作岗位的新员工方面,已俨然是个专家了。在她写的《第一份工作的生存法则》一书里,她列出了刚进入职场的新员工通常会面临的一些问题,并且提出了诸如“如何给人一个好印象?”“如何提高工作效率?”“避免掉入职场陷阱”以及“为你职业生涯的良好发展而打基础”等方面的实战策略。

  秋天,又将有一批新人进入各行各业,我们希望通过此文使他们充分了解就职的公司。

  理解公司的企业文化

  由于有多年的管理和监督职位上的工作经历,Andrea Sutcliffe在指导那些刚毕业而第一次踏上工作岗位的新员工方面,已俨然是个专家了。在她写的《第一份工作的生存法则》一书里,她列出了刚进入职场的新员工通常会面临的一些问题,并且提出了诸如“如何给人一个好印象?”“如何提高工作效率?”“避免掉入职场陷阱”以及“为你职业生涯的良好发展而打基础”等方面的实战策略。

  以下的内容是从该书的第一章——“进入职场的前三个月”里摘录而来,包括“理解公司的企业文化”和“领会公司的成文和不成文的规章制度”等。

  企业文化是一个公司长期以来形成的不可言传而靠行为来体现的信仰、观点和态度等。一些公司会把这些诉诸文字、编印成册,包括做每一件事的制度和流程,甚至还有穿着打扮(一家很有名的计算机服务公司曾一度规定男士们不能穿流苏平底鞋,不能打绿色的领带及其他一些琐碎小事)。大多数公司则没有这么多“繁文缛节”,甚至没有成文的规章。

  为了能够尽快融入公司,你必须学会观察,并且“不耻下问”——因为每个公司几乎都有一套成文或不成文的关于言行举止、商务来往等的“暗语”。

  公司的企业文化通常来源于高层领导者的信仰和理念。它反映了他们对于管理(民主或者专政)、客户服务(客户总是第一位的)、员工的价值(奖励业绩还是工龄)和金钱(预算做到每一分钱,主管们很容易得到每一笔需要的资金)等的观点和看法。也许你在面试时就感受到了这些,但真正领会这个公司的信仰和做事的原则,你还要花上几个月的时间。有时,你也会看到实际的做法并不与公司所倡导的“文化”相吻合。从长远来看,你的满意度取决于你个人的信仰和价值观与公司的企业文化的“匹配”程度。

  领会公司的成文和不成文的规章制度

  你在员工手册上已经看到了公司的成文的规章制度。现在,你需要领会的三件事情是:哪些规章制度被严格地遵守着,哪些不是?不成文的规章制度又是什么?这些会使你在日后的工作中“碰钉子”,并且你永远也意识不到你是在犯错误。

  知道这些“秘密”的最好的办法是去问你的同事。偶尔在午餐时喝了啤酒或者白酒会导致被辞退吗?或者公司反对酗酒仅仅是不赞成经常性的午餐用酒?因为流感而需要请三天以上的病假时,你必须有医生的病假条吗?或者咳嗽到了严重的程度才能让老板确信你真的生病了?所有的这些你必须事先弄清楚,而不能靠你的直觉。

  有些不成文的东西则是关于个人修养和职业道德的,例如办公时间处理个人事务,因私利用公司的材料和设备,办公室恋情以及其他涉及私人的事情。

  请假制度

  对于涉及个人生活方面的事务而需要请假,比如医生的预约、家庭事件、个人的差事等,公司与公司有很大的不同。有些雇主很慷慨,只要事后你补出了这段时间就行;而有些公司在请假方面却很计较。有时候,这些事情是由你的主管来决定。你最终会发现,要想在公司立住脚,在起初的三个月,你必须尽可能地少请假。如果你不得不去看牙医或者为汽车做例行检查,你应该尽可能地在工作时间之外来办理。即使你看到别人花上一整天来处理私人事务,你也应该遵从这条建议。区别在于你是新员工,你需要树立一个好的形象——你在很投入地工作。

  从你一开始工作,你就有权享受休假,但很多公司还是希望你在工作半年或者一年之后再休假。如果你在第一年里已经有了休假的计划,你应该尽快让老板知道。最佳的时间是在你接受这份工作时就提出。大多数的经理们会理解并且设法满足你的这种需求,而他们不希望你在事后很突然地提出,这会让他们很费力地去向HR部门解释。另外,这还取决于公司的企业文化。

  如果你在头三个月里非得请假不可的话,尽量错开星期一。许多经理们会把周一的缺席视同为周末的早退,如果你不想被错误地贴上“标签”的话,就尽量不要在周一请假。

  上班迟到也是要不得的,但不同的公司有不同的要求。有些公司只能迟到3分钟,而有些公司可以迟到30分钟。但对于新员工的你来说,尽量早一点到,以安全度过“试用期”。

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  办公室礼仪

  关于办公室礼仪,很少会写在纸上,尽管这些比实际听起来要重要得多。“礼仪”一词在词典里被定义为“被大众和权威所认可的行为方式。”找出你们公司里被大家所认可的“礼仪”和习惯对你会很有帮助,“忽略”不能被视为原谅你的理由。总之,像你希望别人那样对你的方式来对待别人是不会有错的。

  你应该知道谁可以直呼其名,谁需要带上“先生”、“小姐”及“夫人”等尊称。你会发现谦恭的称谓不是年龄或职务的必然要求,尽管在你不能肯定时使用这些称谓是个好的开端。在你被介绍给别人时,你应该仔细倾听以知道一些本公司的“行话”;你还应该尽可能地注意你的同事和老板是如何称呼别人的。当然,最直接的方式是去问他如何称呼。对你的客户或顾客最好称呼“先生”或“夫人”,除非你被要求别样的称呼。例外的情况是他们与你的年龄相当,你可以随便一点。

  要对你的老板和同事表现出足够的尊重。当别人走进你的办公室或工作区域时,要停下来,并对他表示出你的关注,看你能帮助他什么。当你的电话响起,而你正在和别人讲话时,要赶快拿起电话向对方解释你正在开会,告诉他一会儿打回去,或者设置成语音电话,千万不要撇下和你讲话的人。你的选择取决于公司是否要求你亲自回答每一个电话,也取决于你正在开的会的重要程度。如果你的邻桌暂时离开他的办公桌,接听他的电话是一种礼貌的表现;在你把电话转到秘书那里或让他留言之前,尽量找一找你的邻桌。

  办公室礼节也包括一些琐碎的事情,比如你倒的咖啡是最后一杯的话,你就应该再烧上一壶;不要吝啬于贡献出你的咖啡;帮助搞好厨房、咖啡间的清洁卫生(比如及时扔掉冰箱里长毛的三明治);不要偷看别人的邮件;未经允许之前,不要轻易地借用别人的桌椅;要避免使自己陷入不必要的尴尬。

  打电话的礼仪

  要弄清楚公司是如何要求你使用电话的。如果电话是直接打到你这里,你应该这样接电话:“你好!××公司,我是Roger。”如果电话是从前台或者秘书那里转来的,“我是Roger”就可以了。

  学会使用办公电话系统。比如,如何把电话转给别人,如何把电话转入语音留言状态,这是你上班伊始应该弄明白的事情。从前台或秘书那里获得一些有益的经验,以免造成工作的失误。

  如果你被要求去接电话,不管是偶尔一回还是你工作的一部分,都不要去抱怨。要尽可能地询问打电话的人有什么需要帮助的,通常他们会是公司的客户。如何接听客户的投诉和抱怨是非常重要的。问一下他是否要留言,并且仔细地做记录,这是一种尊重人的表现。费时间确认对方名称的拼写和他的电话号码会给对方留下一个好的印象,而不是令人反感。

  永远都不要对打来电话的人说“我不知道。”相反地,要尽量地给对方一个答复,或者对他说你会马上找人来讨论这件事。然后,你要尽可能快地给他答复。不管怎么样,你都不要把电话转给你认为可能知道答案的人。一旦遇到了需要你去解决的问题,一直负责下去,直至问题有了答案或答复。搪塞拖延只会给你留下一个不好的形象。如果答复他需要较长的时间,你应该让她放下电话,说你会给他打回去。记住,如果你让对方不要挂电话,应该先对她说一下。

  如果对方提出的要求对你或者公司来说是非分的或者过分的,不要很自然地说:“不,你的要求我们不会满足的。”你应该说:“这个我不能肯定,我弄清楚了再打给你,好吗?”即使答案仍然是“NO”,客户也会觉得你做过了努力。

  如何使用礼貌用语

  如今,语音电话已越来越普及,然而,尽管它有种种的便利之处,人们还是觉得“留言” 成了人们直接对话并且尽快得到答复的一个障碍。而有些人从来不去直接接听电话,而是使用录音电话。打电话时你听到的是留言电话用的一些“格式语”,而不是你想找的人在接听,可这种情况往往是最后使你的工作耽误上几天得不到解决。如果你必须留言的话,务必要留得尽量详细,因为只有这样才能使你想要找的人通过电话给你一个较完满的答复。

  对于公务繁忙的人来说,录音电话是一个不错的工具。但对于刚刚踏上工作岗位的你来说,应尽可能地接听每一个电话,而不要使用电话录音功能,因为你的老板和同事会认为初级职位的你还不适合使用它。

  你也应该养成回复所有打电话给你的人,而且尽可能地在当天就回复。如果一个人为了一件事情而三番两次地打电话给你,他们会为你贴上这样的“标签”:你是一个不可信赖的、没有效率的人。随后,你会惊讶于这样的评论是如何之快地传到你老板那里。

  另外,关于如何有效地在别人的电话里留言,还有几个不可不知的秘诀:

  1、留言给别人的时候不要吃或者喝些什么--否则会给电话那端的人留下一个极不好的印象。
  2、如果你准备留言给别人,在你拿起电话之前一定要打好腹稿,准备好必要的资料。在留言时,不要手忙脚乱地找条子、号码、数字,或者其他重要的资料,这些在打电话之前就应准备好。
  3、清楚地说出你自己是谁,完整而准确地报出日期和时间,而不要只是说:“我是约翰。” 即使你的名字是不常见的,这样说会显得更有职业修养——“我是××公司的约翰。现在是星期四上午九点钟。”虽然许多公司的电话留言系统会告诉电话的主人你打电话的时间,但养成随时报出你打电话的时间的做法是个好习惯。同时,你应该告诉对方什么时候给你打回去比较合适。
  4、留言电话不要太长,最多不超过1分钟。尽量简洁、明了,不要拖泥带水。
  5、在说你的电话号码时要尽量地慢,做到准确清楚。许多人在接听电话留言时都会猜来猜去,虽然他们听到了你所说的是什么,但对于数字总是有一点含糊不清。

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