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如何做好员工EAP:关键是用心引导
2006年05月18日              来源:博锐管理在线

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  实施心理管理的目的有三个:一是让员工学会有效应对心理问题的方法;二是消除造成员工出现心理问题的组织因素;三是通过组织干预,解决或缓解员工心理问题。

  笔者认为,实施心理管理的组织措施应该包括以下方面:

  一、强化或规范传统的人力资源管理方法,使其成为心理管理的重要内容。

  做好工作分析,建立合理的岗位规范和可行的工作标准,清楚地定义岗位的角色、职责、任务,科学设计绩效目标和考核标准,合理分配与完成工作相关的各种资源,减轻因角色模糊、角色冲突等引起的心理压力。

  加强人力资源培训:培训员工提高处理工作的技能,使之工作起来更得心应手,减少员工完成工作的能力压力;培训员工管理时间的技术,教会员工更为有效地管理时间;培训员工的沟通技巧,等等。

  在职业生涯规划中,帮助员工改善思维,抛弃不切实际期望值太高的目标,建立现实客观的发展目标;保持企业内部晋升渠道的畅通,根据职业锚个体类型,让不同类型的员工都有自己的发展通道。

  向员工提供有竞争力的薪酬,建立有效的绩效薪酬方案,减少员工对报酬的不确定性;完善员工保障制度,向其提供社会保险及多种形式的商业保险,增强员工的安全感和较为稳定的就业心理;在员工有结婚、离婚、生产、配偶或近亲去世、搬家等情况时给予额外假期;关心员工的家庭生活,帮助他们减少后顾之忧。

  向员工提供保健或健康项目,鼓励员工养成良好的、健康的生活方式。可以建立专门的保健室和内部健身中心,向员工提供各种锻炼、放松设备,让员工免费使用,配备专职的健康指导员去监督锻炼计划和活动,通过健身、运动不仅保持了员工的生理健康(这是心理健康的基础),而且还可使员工的压力很大程度上得到释放和宣泄。

  二、优化组织的工作环境和条件,通过福利措施改善员工心理。

  从人体舒适度的需要出发,创造良好的工作环境,减轻或消除恶劣工作条件给员工带来的不适。如关注空气、噪声、光线、整洁、绿化、装饰、拥挤度等方面,给员工提供一个悦目、爽心、舒适的工作空间,有利于达到员工与工作环境相适应,提高员工的安全感和舒适感。工作时播放一些轻松舒缓优美的背景音乐,可以达到减压的目的。

  确保员工拥有做好工作的良好的工具、设备。如及时更新陈旧的电脑、复印机、传真机等。

  建立完整的带薪休假制,发放专门的度假津贴,设定旅游计划,组织员工定期度假旅游,既可以愉悦身心,又可以增加沟通和团队凝聚力。这种活动还可以定期邀请员工家属参加。

  设立阅览室、吸烟室、视听室、按摩室、咖啡室、玩具室、上网室等,让员工在休息时间能够获得放松心理的免费服务。还可在工作场所设置一间隔音室,让员工可以在里面大喊大叫,或安装拳击袋让员工击打发泄,让员工可以借此宣泄。

  在企业内部建立心理医生常驻的心理保健室(或称心理咨询室),聘请外部专家或内部专业人员为员工缓解、解除心理问题,防止较小的心理问题向恶性发展。

  鼓励员工发展兴趣爱好,举办集体活动,如唱歌、绘画、体育比赛等,在公司内部成立员工兴趣爱好团体。

  三、向员工提供心理管理的信息、知识,帮助员工提高心理保健能力。

  1.为员工订购有关心理健康与卫生的期刊、杂志、书籍,让员工免费阅读。利用内部网、内部报刊,向员工普及心理健康知识。

  2.实施心理培训,提高员工心理素质,增强对心理问题的抵抗力。

  开设有关心理卫生的课程或定期邀请专家作讲座、报告,树立员工对心理健康的正确认识,让员工学会缓解压力、应对挫折、保持积极情绪、进行自我调节的方法,同时鼓励他们遇到心理困扰问题时积极寻求帮助。

  通过团体辅导(讲座)传授健康生活方式知识,包括能够减缓心理问题的营养与饮食知识、锻炼与放松知识、保健与药物知识、工作与生活协调知识、解决家庭矛盾知识、摆脱酗酒、吸毒和滥用药物知识、健身美容知识等等。

  开展以户外游戏为主的心理训练,在培训过程中,加深团队成员相互间的理解和信任。

  四、营造开发、宽松、支持性的企业文化,使员工有价值感、成就感、归属感。

  引导员工树立与组织愿景(vision)相适应的价值观,实现员工与组织之间匹配(包括能力与岗位、人格与工作、价值观与企业文化几方面的匹配),同时,帮助员工树立对组织、职业发展的信心,提高员工对工作的自我效能感。

  塑造学习型的组织,尽可能满足员工的心理需求,让员工感觉到在这个组织中可以通过学习来减少对未来的后顾之忧。

  引导员工的正确认知。首先,引导员工进行正确的自我认知(包括自我观察和自我评价);其次,引导员工进行正确的社会环境和企业环境的认知;最后,引导员工正确适应企业环境,正确利用企业资源、个人资源以及家庭资源。

  五、在组织管理制度、程序上减轻对员工心理的不利因素。

  建立招聘前和招聘后的员工心理测试制度。包括个性测试、能力测试、压力测试等,根据掌握的信息合理调配岗位,实现人尽其才;选拔与工作要求(个性要求、能力要求等各方面)相符合的人员,力求避免上岗后因无法胜任工作而产生心理问题。

   

  
推行换岗制度,让员工在角色转换中保持活力和新鲜感。通过工作的横向扩展,增加任务种类,丰富工作内容,使工作本身更具有多样性,减少员工的工作枯燥感;对工作内容作纵向扩展,增强员工对工作计划、执行和评估的控制程度。

  实行人性化管理,如设定宽松的工作规范,在不影响工作的前提下,尽量减少对员工的监视措施;让员工着便装上班;实行弹性工作制,让员工自定工作时间;尽量减少加班,在连续工作后设立休息放松时间,如安排下午茶时间,等等。

  扩大员工对企业管理参与程度,包括企业决策的参与、企业制度制订的参与,特别是与他们息息相关的一些决策,组织员工的头脑风暴(brainstorming)会议,建立与管理者对话的制度。

  通过各种手段使员工充分获得各种信息(市场信息,政策信息,企业决策信息,领导意图,职业信息,角色职责以及相关的社会信息),减少企业制度、政策的含糊性和工作角色的模糊与冲突,从而减少员工由于不可控、不确定性带来的不安全感。

  设置意见箱或网上论坛等,建立员工申述制度,让员工公开谈论工作问题。有些问题和情况仅仅是公开讨论本身就能使员工心情释放。

  扩大员工在工作过程中的自主程度,包括工作时间的自主程度、工作操作的自主程度和工作地点的自主程度,减少工作的枯燥程度,增加工作的创造性。例如,改变机械的传送带式生产,让员工不再固定在一个位置上进行简单重复的劳动,而是在同一位置组装完成一件完全的产品,使员工不再是一个大机器上的螺丝钉,让员工可以选择操作的顺序、流程,并将操作的体会和经验反馈到研发和管理部门。

  加强员工的沟通。各级主管应与下属积极沟通,倾听员工对自己能力、需要、价值观的述说,全方位了解下属在生活中遇到的困难并给予尽可能的安慰、帮助;促进员工与员工之间的平行沟通,通过团队学习、对话等形式加强交流,协助员工学会改进人际关系,全面、客观、公正地认识和评价他人,增进员工间的理解与合作,减少矛盾和冲突,防止各自为政、互相扯皮;建立员工与经理、员工与人力资源部的沟通制度与渠道,特别是充分利用网上沟通。

  六、建立心理咨询和治疗机制,解决员工心理问题。

  心理问题的解决可分为内部实施和外部实施。内部实施就是由企业内部的专职心理咨询师进行,外部实施是企业与专门提供心理咨询与心理治疗服务的公司签订合同,当企业有这方面需求时,公司就派人对问题进行评估、咨询,对超出自身服务范围的严重心理问题,则介绍到他们认为合适的专业医疗机构或治疗师那里接受治疗,由企业买单。

  当部门经理发现员工表现显示可能出现心理问题而自己又不能解决时,就与人力资源部的心理管理人员联系。心理管理人员通过了解所需情况后,初步判断该员工的问题是否与心理状况有关,如是,就要向经理提出建议,并制定方案说服该员工与内部或外部心理卫生专业人员接触。如果员工同意,就可以进一步评估该员工存在哪方面的心理问题,需要什么样的帮助,并向员工推荐签约的心理咨询、治疗人员和机构。确定后,心理管理人员安排员工与咨询专家面谈,并需要从咨询专家那里了解员工在治疗过程中的配合情况以及治疗进展。咨询或治疗结束后,评估员工的心理状况,据此向部门经理提出对该员工工作安置的建议。

  员工心理咨询有多种组织形式:电话咨询、网上咨询、信件咨询、一对一面对面咨询、团体(小组)咨询等。当外部实施时,员工通过电话或电子邮件与咨询公司预约,咨询内容(甚至员工姓名)对企业完全保密。定期将培训、咨询中发现的与组织管理相关的问题反馈给企业,以便改进管理。

  七、对突发事件进行心理干预。

  员工在其家属、亲朋、同事遭遇意外伤害事件时,心理会受到创伤;所在企业、社区、城市、国家乃至世界的重大突发暴力、事故、自然灾害、技术性灾难、战争等事件也会对员工心理产生程度不同的冲击,幸存者、目击者、救护者、报道者等都可能成为受创者。这种心理问题称为心理创伤压迫后失调症(Post-Traumatic Stress Disorder,简称PTSD)。

  为应对突发事件的心理冲击,应该建立意外计划(contingency plan)。当发现有员工出现PTSD时,人力资源部要立即对其进行心理帮助;当由于重大事件引发员工大面积群体性心理问题时,要迅速启动应急预案,引进外部专业人员进行心理危机干预,通过交谈、引导、沟通、疏导、抚慰等方式和专门的心理治疗技术,帮助心灵失衡的员工进行情绪释放、宣泄和重新调整,减轻焦虑、痛苦、孤独和耻辱感,并尽快恢复正常的心理状态。在危机期间还要适当调整绩效考核目标。

  当企业因合并、经营困难等因素需要大规模裁减员工时,必然出现普遍性心理问题。因此必须未雨绸缪,提前为此制定干预方案,保证裁员期间工作尽量保持正常,减轻被裁员工的怨恨,使剩余员工安心。

  笔者认为,应该把员工的心理健康放在企业的竞争优势和企业文化建设中去,心理管理对广大企业和员工都有积极的作用,将成为人力资源管理学的重要内容,组织的人力资源管理部门必须掌握心理管理的方法。

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