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将秘书职业进行到底
2012年02月10日              来源:向阳生涯

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秘书节就要到啦!国际专业秘书协会为肯定秘书工作在职场上的贡献,并鼓励年轻朋友们投身于该行业,于1952年订立:每年四月的最后一个完整的星期为“国际秘书周”,该周的星期三为“国际秘书节”。

在企业中,秘书属于服务性、支持性岗位,想要做出成绩,谋得更大的发展,没那么简单。向阳生涯CCDM职业规划师王红琳认为,根据公司规模、层级、工作内容的不同,秘书的定位和发展大有不同。针对五大类秘书在职业生涯发展上的不同情况,向阳生涯专家团队给出了个性化建议。

1、项目管理型——能力牛人

发展指数:★★★★  

被替代指数:★

一个月没几天在办公室坐着,不是跟着老板飞这里参加重要会议,就是独自一人飞到那哪里去什么典礼上代表公司出席。项目经理只用打理一个项目一个团队,而你是帮着老板打理、跟进多个项目的进程。忙得连公司里的人也难见你几次。

点评:这一类秘书的能力强,专业度高,深得老板信任和认可。

发展建议:有能力可慢慢独当一面,担任分公司的总经理、副总等。但身为秘书的你,岗位相对比较特殊,靠老板很近的时候,也许离同事就远了,难免让人产生距离感和不信任感,这样状态会对你以后的工作不利。在各种重大项目的磨练中提升管理能力的同时,也要注意处理好人际关系,广聚人缘,同时笼络好上下级的人心,为将来晋升到更高层面的管理职位奠定基础。

2、管家型——内务大总管

发展指数:★★★  

被替代指数:★★

深得老板信任的你,除老板之外,你也有一定全力安排公司的大小事物,老板不在公司时,公司的事务都是由你安排了,只用向老板简单报告一声即可。这样的职位和权力,常常会给身边的同事一种“内务大主管”的感觉,对你还得保留三分,不敢得罪。

点评:对整个公司的发展、业务流程和存在的问题都了如指掌,甚至对身边的每个同事的能力都心中有数,所以老板放心把公司内的事务交给你打理。

发展建议:这类型的秘书的协调能力比较强,能兼顾全局,可努力成为公司的管理层的一员。一般公司的内部事务主要是行政和人事两大板块,看你的工作能力更偏重于哪一方面,不断在工作中积累经验,加强学习,主动寻找对自己发展有利的机会,朝行政总监或人事总监的方向迈进。此外,处理好人际关系也同样重要,不能对同事居高临下,这样以后大家孤立你,做起管理工作来就是难上加难。

3、文书型——码字狂人

发展指数:★★★  

被替代指数:★★★

“下周有一个会议发言,要简单介绍一下行业发展状况,稿子你准备一下,两三千字左右。”“公司要对季度业绩优秀的员工进行表彰,拟个发言稿给我。”……身为秘书,你的工作是不是大部分都在动笔动脑,每天可能要应付各种文体不一样的稿子?一两年下来,回头审视自己的工作成果,打开文件夹满眼都是蓝色的WORD文档。

点评:笔杆子上的功夫就是靠日积月累写稿子练出来的,这样的秘书做时间长了,出来都是文笔很好的码字狂人,文采飞扬,是公司里的“笔杆子”。

发展建议:文书型的秘书多出没在国企和事业单位里。一般在事业单位或国企里会有宣传部,可以考虑往宣传部这样的部门靠拢。如果想要换换环境,也可以往专业的文案、策划方向发展。

4、保姆型——贴身随从

发展指数:★★  

被替代指数:★★★

别人都是朝九晚五的工作,而你表面也是朝九晚五,只是常常会在工作以外的各种时间,接到老板来的电话,让你帮他家里或他私人处理一些琐事。甚至就连接小孩放学的事也曾经让你代劳过。心里忍不住想抱怨:“什么秘书,就是保姆,有没有!!!”。难道以后自己的发展方向是家政主管么?

点评:帮老板处理私事或家事的秘书多在私企,也要是外企老外高层的贴身秘书。有的甚至还兼职司机,如保姆、随从般跟在老板身边,工作同时还要料理他的生活。

发展建议:这类秘书有能力,但核心竞争力往往比较弱。每天处理一堆琐事,心里必定有不痛快。不安于现状的话,就要有意识的在工作岗位上多发掘学习和积累的经验的机会,多利用“老板”这个资源,发展人脉关系,为自己的将来谋划出路。较适合往后勤工作方面发展。

5、打杂型——无所不做“万精油”

发展指数:★★  

被替代指数:★★★★

秘书、前台、行政、客户联络维护、帮老板端茶倒水、办公司的卫生打扫等等一些列工作,都是你一个人包了。公司好像除了你,没有人比你更忙更累,工资还那么寒碜。更气愤的是,甚至连新来的同事也会让你帮忙复印打印个什么文件,简直是全办公室人的秘书。尽管这样,老板还觉得你没出成绩。

点评:工作没有重心,专业度很低,被替代性非常高。

发展建议:这类的秘书是要做好职业定位的功课了。如果你现在正在这样岗位上工作过,那么请立即开始深入了解自己的兴趣和能力所在吧,重新审视自己的职业定位。与其像“万精油”一样,不如在某个方向专攻,集中提升自己的核心竞争力。

辅助性的岗位也一样可以做出成绩,只要做好职业定位,不断完善和提升核心竞争力,平凡的岗位也能有声有色。向阳生涯首席职业规划师洪向阳认为,核心竞争力是职业人生存的利器,是体现个人商业价值的重要依据。无论你在哪家企业任职,也不管该企业是否知名,做着什么样的工作,想要成为这个领域或岗位上不可替代的达人,就必须知道自己未来的发展方向和职业目标,并不断积累和提升自己的综合能力,才能化解被替代的风险。向阳生涯祝各位“小秘”节日快乐!

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