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职场与人深交的4个关卡
2008年01月11日              来源:Cheers杂志

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    初次见面 破冰
    除了衣着得体、谈吐不失当外,第一次见面,如何让人留下好印象,成为一个讨喜的人?
    1.以自我介绍打响个人品牌
    提到自我介绍,大部份人可能会从兴趣嗜好、星座血型、家庭学历谈起,但如果在商业场合,对方未必有兴趣听你滔滔不绝,详述自己一生的丰功伟业。
    怎样才算好的商务自我介绍?前中国台湾爱普生(EPSON)运行长邱天元认为,首先,时间不能太长,通常不超过1分钟,其次,要达成3个目的:让别人记得自己、让别人记得自己的专长、让别人想到你的专长时,也能找到你。
    个人即是品牌,如果在重要场合不能让对方记住你的姓名,好比无法让客户留下印象的产品,自然难期待能够把自己“推销”出去。邱天元建议,可以替自己挑个响亮的英文名字,或是将自己的中文名字搭配形容词,方便记忆。
    其次,言简意赅地表明自己的专长,对方如果日后有需要,很乐意帮点小忙;最后,要增加自己的“可触及性”(availability),除了联络方式外,更可以留下部落格网址,随时更新动态,说不定抒发心情的同时,还意外发现志同道合的朋友。
    2.态度真诚、眼神专注
    与人交谈时除了心无旁鹜外,“眼神”是传达专注和诚恳最重要的途径。邱天元认为,最好的眼神落点是对方的眉心,如果目光随着对方眼珠转,容易产生压迫感,凝视口、鼻,又因为视角太低,易给人自信不够、畏怯的感觉。
    3.善用名片管理
    避免下次见面想不起对方是谁,可善用名片作为快速记忆的好帮手。
    4.增加谈话深度
    “被他人记得”会带来“受尊重”的愉悦感,要在初次见面就记得对方,并让对方记得,唯一方法是增加互动的时间和深度。
    有时相对高阶的人愿意亲力亲为处理人际事务,反而会增加好印象;某些商业场合,如果事前知道会面对象,不妨先做些功课,了解对方喜好,以体贴打开话匣子。
    感情渐深增温
    已有往来的同事、客户,要更进一步,成为真正的“朋友”,彼此的“好感”和“信任”相当重要。
    香港Third Thinking公司负责人陈郁敏表示,从心理学角度来说,会喜欢一个人,通常是和他相处时,对自己感觉更好。以此延伸,“悦人”可以采取以下几个小方法:
    1.发现优点
    欣赏对方,就不要吝于出口。“真心称赞”并非只是“逢物加价、逢人减岁”的客套公式,你必须发挥观察力,找出对方独一无二的特质。
    2.共享绩效
    对资浅员工来说,“分享绩效”并不容易,却常常是赢得好人缘的关键。中信房屋董事长特助胡佩兰表示,就算有能力,进入组织初期别锋芒毕露,懂得内敛、以“团体”角度思考,容易赢得好友谊。
  3.制造惊喜
    惊喜所带来的感动,可能让关系再进一步,对慢熟的人尤是如此。新思维国际顾问公司董事长吴雅玲在情人节时,会赶在上班前在每位女同事桌上放玫瑰花;产后出院,她也不忘亲手写张卡片感谢医生,“让对方明确知道‘你为我做了什么’、‘你对我很重要’,”对亲近的友人,尤其要展现贴心。
    其中,“手写”卡片又比“计算机打印”更能展现诚意,大量商务信件无法一一书写,至少信尾签名,感觉会全然不同。若是重要的朋友,则不妨亲手写张卡片吧!
    4.主动探询需要
    大多数人喜欢被关照、被热情对待,如果把中文里的“有何贵干?”思考模式,转成英文里的“May I help you?(我可以(主动)帮助你什么吗?)”相信交朋友会顺利许多。
    立场冲突 除碍
    面对利益关系不同的跨部门协调、上司、部属或是竞争对手,几项原则可以立场坚定又不伤感情:
    1.主动告知立场,释出善意
    立场相左时,主动告诉对方自己的目标、可以着力的地方,替彼此未来关系画下蓝图。
    例如,员工和老板真的无法一条心吗?奥美促动营销董事总经理罗睿哲认为,面对员工,主动说明什么是能做的,然后向员工证明,能够带他们走向成功,“真的证明了,他们就会尊敬你;你开始给他们更多责任,也尊敬他们,慢慢给他们更多信心,就能建立彼此的信任关系,”如此正向循环,营造良好的上下情谊。
    2.减少对方让步的成本
    吴雅玲表示,遇到立场相冲突,先想清楚3个问题:哪些地方可以让步?哪些一定要争取?又有哪些底限,一定得守住?
    己方利害衡量清楚,接下来,设法降低对方可能产生的损失。最好的谈判气氛,应该是展现诚意,让双方敢上桌、敢下桌,不用担心一旦展开协调,就被狮子大开口给吞了。
    3.立场坚定,身段柔软
    尽量对事不对人,率先表达尊重,但触碰到底限时,谨守“客气的坚持”,身段放软,避免情绪化才有助于谈判成功。
    破镜重圆 释嫌
    想和曾有过激烈冲突的朋友重修旧好,除了放下身段、展现诚意,没有更好的方式了。由于涉及自尊,必须有相当决心。吴雅玲强调,“破镜重圆”前,先衡量这段关系是否值得修复,如果关系交恶会造成工作障碍、生活不便,或是真的很在乎这个人,就算摆低姿态也心甘情愿,那么你必须做3件事:
    1.先表达尊重。让对方卸下武装,才有重新沟通的可能。
    2.诚心道歉。人心对于敷衍或是漫不经心很敏感,既然有意“重修旧好”,道歉须有十足诚意。
    3.沉默是金。勇于面对曾造成的伤害,但别老是哪壶不开提哪壶。
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