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别让你的电子邮件招人烦
2007年11月22日              来源:网络

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   电脑科技的进步,使我们得以利用电子邮件来互通信息。不过利用电子邮件,同样也是有利有弊,同时有它独特须注意的礼节。根据在苹果电脑服务的代比的说法:“借着电子邮件,你可以认识一个只由此途径才相熟的朋友,不过缺点是缺乏人与人之间的直接沟通。“有时一个烫手山芋丢过来,最后一个接到的人便要遭殃。”
  有些使用电子邮件的规则是现代人不能不知的,如:
  -遵循“用笔沟通”的同样规则。注意文法、拼音与逗句。
  -大小写的字母兼用。
  -在电子信函上注明标题。
  -别忘了信末署名。
  -注意写信的“语气”。写的文件并不像说话有“语气”可循,
  因此,用词切忌过于尖锐,也勿过于退缩。
  -把你的邮件送给恰当的人。
  -务必确认送电子邮件给对方是合宜之举。(一位受访者表示,他兴趣勃勃地装好他的新电脑、软件,并准备写一份电子邮件给他的好友。在读过一篇列举众多不合宜的电子留言之后,他于是改变主意,改用写信替代。另一位受访者则抱怨她从公司内部“陌生人处所得到的‘不请自来’的电子邮件太多”)。
  -在写电子邮件时,用语尽量保持专业,因为你写的东西或许会被保留或与他人分享。
  电子邮件可以加强个人的人际网络。在硅谷工作的凯伦,在有换部门的打算后,在一个星期天晚上送出这个消息给她在公司内的50位密友。在星期二早上,她已由此获知另一个部门有缺的消息。然而,也有两位同事反映她的留言未免太过“不带私人感情”。的确,友谊需要借着人与人之间的接触才能滋长、茁壮。
  保持联络的方式很多,不过,现在是真正回归“谈话”的时候,而不应只是借着现代科技“传话”给彼此。如果我们能妥善利用电话,一定能更加拓展个人在工作与社交上的人际网络。如此一来,我们获得各种信息的来源与速度,一定更为灵活快速。

 

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